Qué no compartir nunca con ChatGPT en el trabajo

Antes de copiar y pegar un párrafo, un documento entero o una captura de pantalla en ChatGPT, Gemini, Copilot o cualquier otro asistente de IA generativa, hay cinco tipos de información que no deberían salir nunca de tu ordenador con una cuenta personal o gratuita, sin que tu empresa haya decidido antes qué garantías da esa herramienta en concreto. Esta guía es la versión corta y práctica: se lee en cinco minutos y sirve el mismo día que empieces a usarla.

Las cinco cosas que no se pegan nunca

1. Datos personales de clientes, empleados o candidatos. Nombre y apellidos, DNI o NIE, dirección, teléfono, datos de salud, datos económicos o cualquier información que, combinada, permita identificar a una persona concreta. Da igual que sea «solo para redactar una carta»: si el texto original lleva un nombre real, ese nombre no tiene que estar en el chat.

2. Información contractual confidencial. Condiciones económicas pactadas con un cliente o un proveedor, cláusulas de un contrato que tu empresa se ha comprometido a no revelar, ofertas todavía no cerradas. Si el documento lleva la palabra «confidencial» en la cabecera, esa etiqueta no desaparece porque lo pegues en un chat.

3. Credenciales y contraseñas. Usuario y clave de cualquier sistema, tokens de acceso, claves de API, certificados. Ni siquiera para pedir ayuda a depurar un error: se sustituyen por marcadores genéricos (usuario, contraseña123) antes de pegar el fragmento de código o el mensaje de error completo.

4. Código fuente y secretos comerciales. Algoritmos propios, fórmulas, procesos de fabricación, listas de clientes o de precios: cualquier cosa que le diera ventaja a un competidor si la tuviera delante. La Ley 1/2019 de Secretos Empresariales protege precisamente esta información frente a su obtención, utilización o divulgación no autorizadas, y pegarla en una herramienta de terceros sin garantías equivale a divulgarla.

5. Cualquier dato cubierto por un acuerdo de confidencialidad con un tercero. Si tu empresa ha firmado un NDA con un cliente, un socio o un proveedor, ese compromiso sigue vigente delante de un chat de IA exactamente igual que delante de un competidor. Un acuerdo de confidencialidad no distingue entre «se lo cuento a una persona» y «se lo pego a un modelo de lenguaje».

Hay un caso que no encaja del todo en la lista y que conviene nombrar aparte: la captura de pantalla. Es más arriesgada que un texto pegado a mano porque arrastra lo que hay alrededor de lo que querías enseñar —una pestaña del navegador con el nombre de un cliente, un correo abierto detrás, una barra lateral con el listado de expedientes—, y eso no se revisa con la misma atención que un párrafo copiado. Antes de pegar una captura, se mira el encuadre entero, no solo el recuadro que interesa.

La lista es deliberadamente corta: cinco categorías se recuerdan, veinte no. Si lo que necesitas es la norma completa para tu empresa —quién autoriza qué y qué pasa si alguien se salta esto—, esa es una decisión de dirección y está desarrollada en política de uso de IA en la empresa, con los diez apartados que debería tener por escrito.

Por qué importa: qué pasa con lo que escribes

La pregunta que de verdad hay que hacerse antes de pegar algo no es «¿me va a pasar algo a mí?», sino «¿qué pasa con este texto después de que le doy a enviar?».

Para una cuenta personal o gratuita, la respuesta oficial de OpenAI es clara: por defecto, el contenido que envías puede usarse para mejorar sus modelos, salvo que lo desactives tú mismo. La propia compañía lo explica en su política sobre cómo se usan los datos para mejorar el rendimiento de los modelos: la opción «Improve the model for everyone» (mejorar el modelo para todos) viene activada de serie en las cuentas personales, y hay que entrar en Ajustes → Controles de datos para desactivarla, tal y como detalla su propia página de preguntas frecuentes sobre controles de datos. Mientras ese ajuste esté activado, lo que escribes puede acabar formando parte del material con el que se entrena una versión futura del modelo.

Esto no es un escenario que solo le preocupe a un departamento de sistemas. La Agencia Española de Protección de Datos publicó en enero de 2026 la guía «Cuidado con lo que le confIAs», con un decálogo de recomendaciones para el uso de IA generativa. Entre otras cosas, aconseja no compartir con estas herramientas identificadores como el nombre completo, la dirección, el teléfono, el DNI o el NIE, ni imágenes de otras personas, ni información sensible como datos médicos, financieros o contractuales. Y, específicamente para el entorno laboral, advierte de no incluir «información que revele datos confidenciales de la entidad, ni de su personal o clientes». Es, dicho por el regulador, la misma lista de cinco puntos de arriba.

Cuenta personal y cuenta de empresa no son lo mismo

Aquí conviene ser preciso, porque circula bastante simplificación en los dos sentidos.

Una cuenta personal o gratuita —la que cualquiera se crea con su correo particular en cinco minutos— no lleva ningún contrato que limite qué hace la empresa proveedora con lo que escribes. La única protección es el ajuste de privacidad que hayas tocado tú, y ese ajuste vive en tu perfil, no en el de tu empresa: si cien personas de la plantilla usan cada una su cuenta personal, hay cien configuraciones distintas y nadie las controla desde arriba.

Una cuenta de empresa con garantías contractuales —ChatGPT Team o Enterprise, Microsoft 365 Copilot con licencia corporativa, o un acceso por API bajo los términos comerciales del proveedor— cambia el marco: la misma documentación de OpenAI sobre el uso de los datos afirma que, por defecto, no se entrena con el contenido de los planes de empresa ni de la API, salvo que el cliente lo autorice de forma expresa. Esa es una garantía real, y es el motivo de fondo por el que tiene sentido pasar de las cuentas personales sueltas a una cuenta corporativa gestionada.

Dicho esto, una cuenta de pago no resuelve todo de forma automática. Cambia el compromiso sobre el entrenamiento del modelo, pero no cambia las otras cuatro reglas de arriba: un NDA con un cliente sigue vigente, un DNI sigue siendo un dato personal y una contraseña sigue sin tener que salir de donde vive. La cuenta de empresa da un marco de garantías más sólido; no da barra libre para pegar cualquier cosa.

Dos preguntas antes de pegar algo

Cuando la lista de arriba no resuelve el caso concreto que tienes delante, dos preguntas rápidas suelen bastar:

• ¿Lo enviarías por correo a alguien de fuera de la empresa sin pensarlo? Si la respuesta es no, tampoco lo pegues en un chat de IA con una cuenta de la que no sabes qué garantías tiene.
• ¿Sabes qué pasa con esto si mañana cambias de opinión? Si no sabes cómo borrarlo, quién más lo ve o si entrena un modelo, es una señal de que falta información antes de decidir, no de que da igual.

Qué hacer en vez de pegarlo tal cual

La mayoría de estos casos no se resuelven descartando la herramienta, sino cambiando lo que se le pega. La propia guía de la AEPD lo formula así: describir un caso ficticio en lugar de aportar detalles que permitan identificar a alguien. En la práctica es sencillo de aplicar:

• Sustituye nombres, NIF y direcciones por marcadores genéricos ([cliente A], [empleado 1]) antes de pegar el texto, y solo tú rellenas los datos reales en el resultado final.
• Si necesitas que entienda un caso completo, cámbialo por uno equivalente sin datos reales: mismas cifras aproximadas, mismo tipo de problema, ningún nombre verdadero.
• Si el documento entero es confidencial y no admite ese tipo de sustitución —un contrato con cláusulas de exclusividad, por ejemplo—, no se pega ni anonimizado: se trabaja fuera de la herramienta o se pide autorización antes.

Ninguna de estas tres opciones exige renunciar a la herramienta. Exige un minuto antes de pegar, que es justo el hábito que esta guía intenta instalar.

Para ir más allá de esta lista

Esta guía resuelve la pregunta del día a día: qué no pegar, hoy, en el chat que tienes abierto. No resuelve la pregunta de dirección: qué herramientas autoriza la empresa, quién revisa qué y qué pasa si alguien se salta la norma. Esa decisión, con los diez apartados que debe tener por escrito, está en política de uso de IA en la empresa: qué debe incluir.

Y si quien tiene que tomar esas decisiones eres tú —gerencia, dirección o el responsable de un área— y el criterio todavía no está fijado, ese es exactamente el trabajo de la mentoría en IA para directivos: cuatro sesiones para decidir qué se autoriza, con qué información y quién responde de lo que sale, antes de que cada persona del equipo lo decida por su cuenta.

Si quieres cerrar el criterio de tu empresa antes de que alguien pegue algo que no debía, reserva media hora y lo repasamos con tu caso concreto.