Fórmulas con Copilot en Excel: ejercicios y comprobaciones

Para crear fórmulas con Copilot en Excel, describe la regla completa, pide una explicación y comprueba el resultado con datos que puedas calcular por separado. Estos ejercicios sirven para practicar ese método con un cruce de tarifas, un descuento y un margen ponderado.

Los datos son ficticios. Los resultados esperados se han calculado para el ejercicio; no se presentan como respuestas obtenidas de Copilot. Así tienes una referencia para aceptar o corregir la fórmula que proponga tu herramienta.

Si primero necesitas entender el acceso, los modos o los límites, empieza por qué hace Copilot en Excel. Esta página se centra en construir y verificar fórmulas, no en explicar todo el producto.

Antes de pedir una fórmula a Copilot

Trabaja sobre una copia sin información de clientes. Comprueba que tienes acceso a Copilot y qué opciones aparecen en tu versión. Las preguntas frecuentes de Microsoft describen los modos disponibles y las condiciones de licencia.

Puedes empezar en chat para pedir una explicación, o en plan para revisar qué propone hacer antes de editar. Si permites cambios directos, delimita la columna de destino y revisa lo aplicado.

En el ejercicio usaremos tablas formales de Excel porque sus nombres hacen más legibles las referencias. Es una decisión para practicar y mantener las fórmulas, no un requisito universal del producto. La documentación de sugerencias también indica que Copilot puede funcionar con Autoguardado activado o desactivado; comprueba tu entorno sin dar por vigentes todas las restricciones de tutoriales antiguos.

Ejercicio 1: buscar tarifas y aplicar un descuento

Crea una hoja llamada Tarifas con esta tabla y asigna a la tabla el nombre Tarifas:

En otra hoja, crea la tabla Pedidos:

La regla será: buscar el precio por código y aplicar un descuento del 5 % cuando la cantidad sea mayor que 100. Una cantidad de exactamente 100 no lleva descuento. Si no hay tarifa, debe quedar señalada para revisión; no se sustituye por cero.

Estos porcentajes y cantidades son parte del ejemplo, no condiciones comerciales ni una recomendación de descuento.

El prompt para Copilot

En la tabla Pedidos, añade una columna Precio unitario que busque Código en la tabla Tarifas y devuelva Precio unitario. Si no hay coincidencia, marca REVISAR TARIFA; no uses cero ni inventes el precio. Antes de aplicar el cruce, comprueba si Tarifas contiene códigos duplicados. Añade otra columna Importe que multiplique Cantidad por Precio unitario y aplique un descuento del 5 % solo cuando Cantidad sea mayor que 100. Si falta la tarifa, deja el importe pendiente de revisión. No cambies los datos de origen. Explica las fórmulas y las columnas que vas a modificar.

La instrucción fija el comportamiento cuando falta un dato. Ese detalle evita que una hoja parezca completa después de ocultar el error con un cero.

Microsoft explica el trabajo con búsquedas y columnas calculadas en su guía de información sobre datos con Copilot. No hace falta que la herramienta proponga una sintaxis idéntica a otra sesión: hace falta que cumpla la regla y sea mantenible.

Resultados que deben salir

El subtotal de los tres pedidos con tarifa es 3.740. No es el total de todos los pedidos: falta resolver P4. Si el informe lo presenta como total definitivo, hay un problema aunque la suma sea correcta.

Para llevar esta práctica a vuestro equipo, cuéntanos qué reglas de cálculo y excepciones queréis trabajar, sin enviar datos confidenciales. Podemos valorar una sesión de formación en Copilot centrada en construir y comprobar esas fórmulas.

Comprueba especialmente P3. Una condición «mayor o igual que 100» le aplicaría un descuento que aquí no corresponde. La fórmula ejecutaría esa condición sin avisarte de que era la condición equivocada.

Prueba dos errores antes de extender la fórmula

Añade temporalmente un segundo A01 a Tarifas con otro precio. Una búsqueda que devuelve la primera coincidencia puede dar una cifra sin mostrar que el código es ambiguo. Pide que identifique el duplicado y resuélvelo antes de aceptar el cruce.

Después escribe un código con un espacio final y observa qué ocurre. La comprobación útil es que detectes y corrijas la diferencia de clave, no que la IA adivine a qué producto te referías. Retira esos errores deliberados al terminar la práctica.

Ejercicio 2: calcular un margen ponderado

El segundo caso muestra por qué revisar solo la sintaxis no basta. Crea esta pequeña tabla ficticia:

V1 deja 200 de margen y V2 deja 50. Sus porcentajes individuales son 20 % y 50 %. El promedio simple es 35 %, pero el margen global sobre ingresos es 250 ÷ 1.100 ≈ 22,73 %.

Un prompt que precisa la regla

Calcula el margen global sobre ingresos de esta tabla como (suma de Ingresos menos suma de Coste) dividido entre suma de Ingresos. No uses el promedio simple de los porcentajes de cada fila. Muestra ingresos agregados, costes agregados y margen antes de expresar el porcentaje. Si la suma de ingresos es cero, señala que el porcentaje no se puede calcular. Explica los rangos usados y no modifiques los datos de origen.

Los valores de control son: ingresos 1.100, costes 850, margen 250 y porcentaje aproximado 22,73 %. Si recibes 35 %, el resultado responde a otra pregunta.

Añade una fila con ingresos cero para revisar cómo trata cada porcentaje individual. Un error de división no debería desaparecer detrás de un cero que alguien interpretará como un margen válido.

Qué comprobar cuando la fórmula parece correcta

Una fórmula puede funcionar y seguir siendo inadecuada para vuestro informe. Antes de compartirla, revisa:

• Periodo: si las fechas incluyen el día inicial y final que necesitabas.
• Signos: si abonos y devoluciones reducen el importe o aparecen duplicados.
• Rangos: si ha incluido un subtotal dentro de la suma.
• Tipos: si las cantidades son números y los códigos conservan ceros iniciales.
• Filtros: si el total debe incluir todas las filas o solo las visibles.

Pide a Copilot que explique qué ocurre en cada excepción. Después compruébalo con una fila de prueba. La explicación acompaña a la verificación; no la sustituye.

La introducción actual de Microsoft contempla fórmulas entre varias hojas y cambios directos en el libro. Eso permite tareas más amplias, pero aumenta la necesidad de delimitar qué hojas puede usar y dónde puede escribir.

Llevar el ejercicio al trabajo diario

Guarda el prompt junto con la regla de negocio y los casos que has usado para comprobarlo. Si otro compañero cambia la fórmula, esos casos sirven para verificar que sigue haciendo lo mismo.

Antes de sustituir datos ficticios por un archivo de empresa, revisa qué información permite usar vuestra organización. Con ChatGPT también puedes trabajar con fórmulas o archivos, según las funciones disponibles; tienes ese recorrido en ChatGPT en Excel.

Para practicar con el equipo, consulta la formación en Microsoft 365 Copilot y confirma previamente las licencias y su coste. Si la herramienta elegida es ChatGPT, está el curso para empresas.

Cuéntanos qué fórmulas queréis trabajar y qué herramientas tenéis para valorar la formación. Si reúne las condiciones aplicables y hay crédito disponible, te ayudamos a bonificarla.