ChatGPT o Copilot: cuál enseñar primero a tu plantilla

La respuesta corta: si tu empresa ya paga licencias de Microsoft 365 Copilot, empieza por Copilot; si no las tiene o el trabajo se sale del entorno de Office, empieza por ChatGPT. La respuesta larga tiene matices que conviene entender antes de decidir, porque no son dos versiones de lo mismo: cambian el sitio donde vive la herramienta, la información a la que llega y el riesgo que asumes al usarla.

Un descarte antes de seguir: si vuestra suite no es Microsoft sino Google Workspace, el asistente integrado que os toca no es Copilot sino Gemini, y esta comparación no responde a vuestra pregunta. Ese par tiene su propio artículo en Copilot vs Gemini: cuál encaja en tu empresa.

Dentro de vuestro Microsoft 365, o fuera de cualquier plataforma

ChatGPT es una herramienta externa de propósito general. Vive fuera de vuestros sistemas. Sabe lo que le cuentas en la conversación y lo que le subes, y nada más sobre vuestra empresa. Es flexible, aprende cualquier tarea que sepas explicar y sirve igual para redactar una respuesta comercial que para reordenar unas notas.

Qué ocurre con lo que se escribe ahí depende del plan y de la configuración, y es lo primero que hay que mirar: OpenAI explica en su política sobre cómo se usan los datos para mejorar los modelos que en los planes de empresa y en la API no entrena con los datos del cliente salvo que este lo autorice, mientras que en una cuenta de particular esa decisión se toma en los controles de datos de la propia cuenta. No es un detalle técnico: cambia qué se puede pegar.

Copilot vive dentro de vuestro Microsoft 365. Trabaja en Word, Excel, Outlook y Teams, y puede apoyarse en los documentos y correos a los que esa persona ya tiene acceso. Esa es su ventaja —no hay que pegarle contexto, ya lo tiene— y también su exigencia: responde según los permisos que tengáis configurados. La documentación de datos, privacidad y seguridad de Microsoft 365 Copilot lo dice sin rodeos: «Microsoft 365 Copilot solo muestra aquellos datos de la organización a los que los usuarios tienen permiso, como mínimo, de visualizar». Ese mismo documento aclara que las peticiones, las respuestas y los datos a los que se accede vía Microsoft Graph no se usan para entrenar los modelos.

De ahí salen las dos consecuencias prácticas:

• Con ChatGPT, la pregunta es qué información sacas de la organización para pegarla en una herramienta de terceros.
• Con Copilot, la pregunta es qué tenéis mal compartido dentro de la organización, porque va a salir a la luz en cuanto alguien pregunte.

Cara a cara: ChatGPT y Copilot en la misma tabla

La tabla compara estas dos herramientas entre sí, pero no es el mapa completo: si vuestra suite es Google Workspace o si además os planteáis Claude, las combinaciones que faltan están en mejor IA para tu empresa. Si ya tenéis claro que la duda es solo entre ChatGPT y Copilot y queréis resolverla con vuestro caso delante, contadnos qué licencias tenéis ya y lo miramos en media hora.

«Ya tenemos Copilot»: cuidado con el nombre

Es la frase que más veces desordena una reunión, y casi nunca es del todo falsa ni del todo cierta. Microsoft usa la palabra Copilot para varios productos y solo la licencia que se contrata como complemento se apoya en vuestro contenido a través de Microsoft Graph; el desglose de cuál es cuál está en para qué sirve Microsoft 365 Copilot.

Lo que hay que resolver antes de planificar la formación son dos minutos en el centro de administración: qué licencias hay asignadas y a cuántas personas. De ese número sale la lista de convocados, porque llevar a la sala a gente que no puede practicar en su propio puesto es la forma más rápida de que la sesión se recuerde como una decepción.

Cuándo Copilot es el punto de partida obvio

• Ya pagáis las licencias. Es el caso más frecuente y el más sangrante: la empresa contrata, activa y nadie enseña a usarlo, así que Copilot acaba de corrector de textos. Formar aquí no añade coste de herramienta, solo rentabiliza lo que ya está pagado.
• El trabajo del equipo pasa por Office. Documentos en Word, hojas de cálculo, correo en Outlook y reuniones en Teams. Ahí Copilot ahorra el paso de copiar y pegar contexto.
• Tenéis restricciones estrictas sobre sacar información fuera. Trabajar dentro del propio entorno resuelve buena parte de esa conversación, aunque no la elimina.
• Hay muchas reuniones. El resumen de reuniones de Teams y la recuperación de acuerdos es de lo que antes se nota.

Cuándo ChatGPT gana, aunque ya paguéis Copilot

• No tenéis licencias de Copilot y no está claro que compensen todavía. Formar primero en ChatGPT permite ver qué tareas mejoran de verdad antes de decidir una compra recurrente para toda la plantilla.
• El trabajo se sale del entorno Microsoft: herramientas del sector, plataformas web, documentación externa, mucho trabajo con textos sueltos.
• Queréis explorar antes de comprometeros. ChatGPT es más flexible para probar ideas: reescribir textos, comparar documentos, preparar guiones, ordenar información.
• La plantilla ya lo está usando por su cuenta. Esto es más común de lo que se admite en voz alta, y en ese caso la formación no introduce nada nuevo: pone criterio donde ahora hay improvisación.

Lo que se aprende sirve para las dos

Una cosa que suele sorprender: la mayor parte de lo que se trabaja en la formación es común a ambas. Escribir instrucciones con contexto, rol y formato de salida; pedir que señale lo que no sabe en lugar de rellenarlo; comprobar el resultado antes de firmarlo; reconocer cuándo la herramienta está siendo convincente sin tener razón.

Eso no cambia entre una y otra. Lo que cambia es dónde se escribe, qué información tiene delante y qué está permitido. Por eso la decisión de por cuál empezar no es tan grave como parece: se empieza por la que vais a usar de verdad, y la segunda se aprende mucho más rápido. Diez ejemplos de esas instrucciones, aplicadas a trabajo de oficina, están en 10 usos de ChatGPT que ahorran horas en administración.

Y la parte de comprobar no es una manía de formador. Lo advierte Microsoft en la misma documentación citada antes: «No se garantiza que las respuestas que genera la inteligencia artificial generativa sean 100 % reales». Que el fabricante lo diga por escrito ahorra media discusión en el aula.

El error de decidir por catálogo, no por tarea

Muchas empresas afrontan esto como una decisión de compra: cuál contrato. Y la pregunta útil es otra: qué tareas concretas queremos que dejen de comerse el tiempo. Las cuatro situaciones que aparecen casi siempre al responderla están recogidas en formación en IA para empresas.

Si la respuesta es «los resúmenes de reunión y los correos largos», Copilot encaja. Si es «preparar propuestas comerciales y reescribir textos para clientes», puede bastar con ChatGPT. Si es «extraer datos de facturas y volcarlos en el ERP», ninguna de las dos es la respuesta: eso es automatización, y es otro proyecto con otro presupuesto.

Ese descarte —decir qué no se resuelve con formación— es parte de la primera conversación. Sale más barato ahí que en la factura.

Qué hay que dejar resuelto antes de la primera sesión

Buena parte de lo que hace fracasar una formación se decide antes de entrar en el aula, y la lista es distinta según la herramienta.

Si empezáis por Copilot:

• Comprobar qué licencias hay asignadas y a quién, para no formar a gente que no las tiene.
• Revisar qué está compartido «con toda la organización» en SharePoint y en Teams. Mejor descubrirlo ahora que en mitad de una demostración con el proyector encendido.
• Decidir si se permite la búsqueda web, porque cambia de dónde salen las respuestas.
• Saber quién es el administrador que puede resolver una duda de permisos el mismo día.

Si empezáis por ChatGPT:

• Decidir el tipo de cuenta, personal o de empresa: de ahí depende cómo se tratan los datos y quién administra la configuración.
• Escribir en dos líneas qué información no se pega nunca. Dos líneas, no un documento de diez páginas que nadie va a leer.
• Revisar los controles de datos de las cuentas que ya se estén usando por su cuenta.
• Reunir material real —correos tipo, un informe, un pliego— con el que trabajar en la sesión.

Nada de esto es tarea del formador, y por eso lo aviso antes: si estas decisiones llegan sin tomar, la primera sesión se convierte en una reunión de sistemas.

Qué miramos en la sesión de diagnóstico

En la sesión de media hora miro tres cosas, por este orden:

1. Qué tenéis contratado ya. Licencias de Microsoft 365 y de qué plan, cuentas de ChatGPT si las hay, herramientas del sector con IA incorporada.
2. Dónde pasa el día el equipo. Si viven en Outlook y Word, o si trabajan en plataformas ajenas a Office.
3. Qué información manejáis. Datos de clientes, información sujeta a confidencialidad, expedientes. Esto condiciona más la decisión que cualquier comparativa de funciones.

Con esas tres respuestas, la elección suele ser evidente en diez minutos. Y si resulta que lo que necesitáis es formar a dos grupos distintos en herramientas distintas, también se dice. En Aldomar seguimos este mismo orden con cada equipo, sea cual sea la herramienta que ya tenga contratada: es la primera de las cuatro fases del trabajo; las otras tres —preparación, sesiones y repaso— están en cómo se prepara y se cierra una formación.

Tienes el detalle de cada programa en curso de ChatGPT para empresas y en formación en Microsoft 365 Copilot. Si prefieres resolverlo hablando, escríbeme y buscamos media hora y salimos de la llamada con la decisión tomada.