Prompts para Gemini: los que no funcionan igual en ChatGPT

Los prompts para Gemini que merecen la pena no son los que funcionarían igual pegando el texto en cualquier otro chat. Lo que distingue a Gemini es dónde está: dentro de Google Workspace, con acceso a los correos, documentos y hojas que tú ya puedes ver. Eso cambia algo concreto en la instrucción: dejas de pegar el material y pasas a señalarlo, pero tienes que decirle con precisión cuál es, hasta dónde puede mirar y de dónde sale cada afirmación. Los siete de abajo están escritos así: ninguno daría el mismo resultado en una herramienta que solo conoce lo que le pegas.

Qué cambia en la instrucción cuando el asistente ya ve tus archivos

Al pegar un texto, el material es evidente: es eso y nada más. Cuando el asistente vive dentro de tu correo y tu Drive, esa evidencia desaparece y hay cuatro cosas que pasan a ser responsabilidad tuya.

• La fuente deja de ser lo que pegas y pasa a ser lo que señalas. Con el riesgo que eso trae: en una carpeta hay tres versiones del mismo documento y una es un borrador que nadie borró.
• El perímetro lo cierras tú. Hay que decirle qué puede mirar y qué no, porque su tendencia es completar con lo que encuentre alrededor o con lo que sabe del tema.
• La trazabilidad pasa a ser obligatoria. De qué archivo, de qué correo y de qué fecha sale cada afirmación. Con un texto pegado sobra; con seis archivos detrás, es la única forma de revisar sin abrirlos todos.
• Lo que ve depende de tus permisos. No responde con lo que sabe la empresa, sino con lo que tú puedes ver: Google lo resume diciendo que Gemini tiene el mismo acceso a los datos de Workspace que tú, así que solo alcanza los archivos de Drive que estén compartidos contigo.

Antes de repartir estos prompts por el equipo, dos comprobaciones: las funciones de IA de Workspace vienen incluidas en los planes Business y Enterprise desde principios de 2025, pero con límites de uso por edición y complementos de pago para ampliarlos; y quien administra vuestro dominio decide qué funciones quedan activas y para qué unidades organizativas. Si media plantilla no las tiene, la lista de abajo es literatura.

Estas cuatro piezas se suman a lo de siempre —contexto, tarea, formato de salida y qué hacer cuando falta un dato—, desarrollado en qué es un prompt y por qué importa cómo lo escribes. Si buscas instrucciones genéricas de oficina, que rinden igual en cualquier herramienta, esa biblioteca es los mejores prompts para el trabajo de oficina; aquí solo hay prompts que se apoyan en algo que Gemini ve y un chat aislado no. Escribirlos sobre vuestros archivos es lo que se practica en el curso de prompt engineering. Lo que va entre corchetes lo sustituyes tú.

Gmail: cuando la fuente son varios hilos a la vez

1. Reconstruir el histórico con un cliente

La situación: heredas un cliente que llevaba otro compañero y no sabes qué se le prometió por escrito hace ocho meses.

«Busca en mi correo todos los mensajes intercambiados con [cliente o dominio] desde [fecha]. No uses ninguna otra fuente ni lo que sepas del sector.

Devuélveme tres bloques: (1) qué le hemos prometido por escrito; (2) qué nos ha pedido y sigue sin respuesta; (3) qué temas se abrieron y se quedaron a medias.

Cada línea tiene que llevar el asunto del correo, la fecha y quién lo escribió. Si algo aparece en dos mensajes con versiones distintas, no elijas: enséñame las dos con su fecha. Si un bloque queda vacío, dilo en lugar de rellenarlo.»

Por qué no funciona pegando el texto: tendrías que localizar y pegar los hilos tú, que es el trabajo que querías ahorrarte. Y al elegir qué pegas ya decides qué es relevante: ahí se pierde lo que no recordabas.

Qué revisar: las promesas del bloque 1, abriendo el correo original. Es el bloque por el que vas a responder delante del cliente.

2. Contestar sin contradecir lo que ya se le dijo

La situación: vas a responder algo que puede chocar con lo que un compañero —o tú mismo hace tres meses— le dijo por escrito.

«Antes de redactar nada: revisa los correos anteriores con [cliente o persona] y dime si algo de lo que quiero contestar contradice lo que ya se le ha dicho por escrito. Lo que quiero contestar es esto: [tu mensaje en bruto, con tus palabras].

Si encuentras una contradicción, cítame la frase del correo anterior con su fecha y su remitente, y para ahí: eso lo decido yo.

Si no la hay, dilo y entonces sí redacta la respuesta: máximo [nº] líneas, tono [x], y sin ofrecer plazos, importes ni condiciones que no estén ni en mi texto ni en los correos anteriores.»

Por qué no funciona pegando el texto: el valor está en la comprobación previa contra correspondencia real, no en la redacción. Sin acceso al correo, ese primer paso desaparece y queda un redactor de correos como cualquier otro.

Qué revisar: desconfía del «no hay contradicción» cuando el histórico es largo; comprueba a mano el hilo más antiguo. Y las condiciones del borrador, una a una.

Drive y Docs: cuando la fuente son varios archivos

3. La pregunta transversal: «qué sabemos ya de esto»

La situación: antes de abrir un documento nuevo, averiguar qué hay ya escrito sobre el asunto y repartido en cuatro sitios.

«Mira solo los archivos de la carpeta [nombre exacto de la carpeta] y responde a esto: qué sabemos ya sobre [asunto].

Cada afirmación tiene que llevar detrás el nombre del archivo y su fecha de última modificación. Si dos archivos dicen cosas distintas sobre el mismo punto, márcalo como contradicción y enséñame las dos versiones en lugar de quedarte con una. Si algo parece un borrador o una versión antigua, señálalo.

No completes con conocimiento general del tema: si algo no está en esa carpeta, escribe “no consta”. Al final, dime qué archivos de la carpeta no has usado y por qué.»

Por qué no funciona pegando el texto: son varios archivos con fechas distintas y contradicciones entre ellos. Pegarlos uno a uno rompe lo único que hace útil la respuesta —comparar versiones— y deja sin sentido la última línea.

Qué revisar: las contradicciones, que son el verdadero entregable, y las fechas. Un dato correcto en un archivo de hace dos años puede llevar año y medio caducado.

4. Comprobar un borrador contra el documento que fija las reglas

La situación: verificar que una propuesta o un procedimiento cumple la plantilla, la política interna o el pliego que vive en otro documento compartido.

«Este documento es un borrador de [qué]. El archivo [nombre del documento con las reglas] es el que fija lo que tiene que cumplir; si tu versión permite apuntar al archivo con @, es ese, y si no, el que esté guardado con ese nombre exacto.

Compáralos y dame una tabla de tres columnas: requisito del documento de reglas, si el borrador lo cumple (sí / no / parcial) y la frase exacta del borrador en la que te basas. Una fila por requisito, en el mismo orden en que aparecen en el documento de reglas.

No reescribas el borrador ni propongas mejoras de estilo. Si un requisito no se puede comprobar leyendo el texto, ponlo como “no verificable aquí” en vez de suponerlo.»

Por qué no funciona pegando el texto: son dos documentos vivos, y uno de ellos —la plantilla o la política— lo comparte toda la empresa. Pegado, es una comprobación puntual que hay que rehacer entera cada vez que cambian las reglas.

Qué revisar: los «sí». Es más fácil que dé por cumplido un requisito con una frase que se le parece que al revés, y esa es la fila que se cuela hasta la entrega.

Sheets: la hoja que tienes delante como fuente

5. Una fórmula sobre tus columnas reales, no sobre columnas de ejemplo

La situación: necesitas un cálculo y no quieres una fórmula genérica que después tengas que traducir a tus rangos.

«Trabaja sobre esta hoja. Antes de proponerme nada, dime qué encabezados tiene y en qué fila empiezan los datos, para que yo confirme que estamos mirando lo mismo.

Después: necesito [lo que quieres calcular, explicado con palabras]. Dame la fórmula con los encabezados y los rangos reales de esta hoja, no un ejemplo con columnas A y B. Explícame en dos líneas qué hace y qué devuelve si hay celdas vacías o texto donde debería haber un número.

Dime también con qué tres filas concretas puedo comprobar a mano que el resultado es correcto.»

Por qué no funciona pegando el texto: sin ver la hoja, la primera respuesta es siempre una fórmula de ejemplo, y traducirla a tus columnas es donde aparecen los errores de rango que nadie detecta hasta el trimestre siguiente.

Qué revisar: haz las tres comprobaciones a mano, sin excepción: una fórmula que devuelve un número no es una fórmula correcta. Si tu equipo trabaja con Excel, el mismo reparto de tareas está en ChatGPT en Excel: fórmulas, tablas y análisis.

Meet: la serie de reuniones por encima de la reunión suelta

6. Qué se lleva arrastrando el proyecto de reunión en reunión

La situación: un proyecto con reunión semanal en el que ya nadie sabe qué compromiso lleva dos meses sin cerrarse.

«Fuente: los documentos de notas de las reuniones de [proyecto] desde [fecha], y nada más.

No quiero el acta de la última: quiero el seguimiento. Dame una tabla con una fila por compromiso: en qué consiste, quién lo asumió, en qué reunión apareció por primera vez y en cuántas reuniones posteriores se ha vuelto a mencionar sin cerrarse. Ordena de más arrastrado a menos.

Aparte, los que se dieron por cerrados y en qué reunión. Si alguno cambió de responsable por el camino, dilo con las dos fechas. Y no des nada por cerrado solo porque haya dejado de mencionarse: eso ponlo como “sin noticias desde [fecha]”.»

Por qué no funciona pegando el texto: la respuesta sale de comparar seis u ocho documentos entre sí a lo largo del tiempo. Es un análisis longitudinal más que un resumen, y pegar las notas de una reunión no lo produce.

Qué revisar: la columna de quién lo asumió. Las notas automáticas recogen bien lo que se dijo, pero no siempre distinguen entre quien propone una tarea y quien la acepta.

La cata que conviene hacer antes que todos los demás

7. Qué ve el asistente que tú no sabías que veía

La situación: antes de formar a nadie, hacerse una idea del estado real de los permisos de vuestro Drive. Con el énfasis puesto en «hacerse una idea»: esto es una cata, no una auditoría.

«Búscame todos los archivos a los que tengo acceso en los que aparezca [nombre de un cliente, o una palabra sensible: “nóminas”, “salarios”, “despido”].

Para cada uno: nombre del archivo, carpeta en la que está, fecha de última modificación y si parece un documento vigente o una copia antigua. No los resumas ni me cuentes su contenido: solo la lista.

Ordénalos por fecha de modificación, del más antiguo al más reciente.»

Por qué no funciona pegando el texto: no es un prompt de redacción, es una sonda sobre tu propio perímetro. En una herramienta que solo conoce lo que le pegas, la pregunta directamente no tiene sentido.

Qué es y qué no es: lo que devuelve es una muestra, no un inventario. Solo llega hasta donde llegan tus permisos, depende de que la palabra que hayas elegido aparezca de verdad en el nombre o en el texto, y el asistente no garantiza haber recorrido todo lo que hay. Sirve para descubrir que existe un problema; medirlo ya es otra tarea. El recuento real —quién accede a qué, qué enlaces «para cualquiera» siguen vivos, qué unidades compartidas están abiertas de más— sale de la consola de administración y corresponde a quien administra vuestro dominio.

Qué revisar: todo, y con calma. Si aparecen archivos que no esperabas poder abrir, el problema no es la IA: es cómo lleva años compartiéndose el Drive, y esa conversación va antes que cualquier formación. El criterio sobre qué no debería estar circulando está en qué no compartir nunca con ChatGPT, y sirve igual cambiando la herramienta.

Lo que no cambia por estar dentro de Workspace

Que el asistente vea tus archivos mejora la materia prima, no el criterio. Sigue generando el texto más plausible en lugar de comprobar hechos, así que las cifras, las fechas y los compromisos siguen siendo responsabilidad de quien firma el documento. La trazabilidad que piden estos siete prompts no está ahí para saltarse la revisión: está para que revisar cueste dos minutos en vez de media tarde. Y tampoco decide: puede enseñarte que dos documentos se contradicen, pero cuál de los dos vale lo decides tú.

Elegir por el flujo de trabajo antes que por quién responde mejor

Si tuviera que decidir entre ChatGPT y Gemini para mi propio trabajo, no lo haría por una prueba aislada de quién contesta mejor a una pregunta suelta, sino por el conjunto de flujos que uso de verdad: análisis, archivos, investigación, continuidad de contexto, automatización y las herramientas que tengo alrededor. Mi preferencia puede cambiar según la tarea, y esa es la lección: elegir por el proceso real es más robusto que elegir por una tabla de resultados que cambia cada pocos meses.

Lo que ahorra tiempo con cualquiera de las dos es lo mismo: recorrer material que ya está escrito y dejarlo en una forma aprovechable —el hilo de quince correos en cinco líneas, el documento de cuarenta páginas en una lista de obligaciones—. Lo que decide entre una y otra no es la calidad del modelo, sino dónde vive ese material. Si vuestro correo y vuestros documentos están en Workspace, el asistente que ya está dentro parte con ventaja; el mapa completo de esa decisión está en qué IA elegir para tu empresa.

Dónde se practica esto con vuestros propios archivos

Copiar siete prompts es fácil; lo que rinde es quedarse con los dos o tres que encajan con lo que hacéis cada semana y adaptarlos a vuestras carpetas, vuestros clientes y vuestras hojas reales. Un prompt que nombra bien la fuente es medio trabajo hecho, y nombrarla bien exige conocer vuestro Drive más que la herramienta.

Esa adaptación es lo que se practica en el curso de prompt engineering, que se puede montar directamente sobre vuestro Workspace en lugar de sobre ejemplos genéricos: cada participante reescribe dos de estos siete con sus carpetas y sus clientes, y se corrige lo que traiga de vuelta. En el catálogo no hay un programa que se llame «curso de Gemini», y el porqué está explicado en qué tendría que enseñarte un curso de Gemini. Si el punto de partida es más general, el itinerario está en formación en IA para empresas; si trabajas por tu cuenta, el formato adaptado es el curso de IA para autónomos.

¿Quieres ver cuáles de estos siete tendrían sentido con vuestros archivos? Reserva media hora y lo miramos con vuestros flujos reales en pantalla.