Los mejores prompts para ChatGPT en el trabajo de oficina

Los mejores prompts para ChatGPT no son una lista universal: son los que resuelven bien las tareas que tú repites cada semana. Por eso, en lugar de cincuenta instrucciones vistosas, esto es una biblioteca de diez, ordenadas por tarea de oficina y escritas para copiarlas, sustituir lo que va entre corchetes y ajustarlas a tu caso. Cada una incluye qué revisar del resultado, porque ninguna funciona sin esa segunda parte.

La selección no es aleatoria. En mi experiencia dando formación y usando estas herramientas a diario, lo que ahorra tiempo de verdad es convertir información que ya existe en una primera versión útil: resumir un hilo largo, redactar un correo, extraer acciones de un documento, transformar notas en una estructura o adaptar el tono para distintos destinatarios. Lo que no funciona es lo contrario: «hazme todo el informe desde cero» y darlo por terminado. Los diez prompts de abajo están todos en el primer grupo.

Si lo que buscas es el catálogo de tareas donde la herramienta rinde, eso está en diez usos de ChatGPT en tareas administrativas; este post es la otra mitad, las instrucciones completas.

Cómo está escrito cada prompt de esta lista

Los buenos prompts para ChatGPT no se reconocen por lo largos que son, sino por cuánto contexto real llevan dentro. Los diez de abajo siguen todos la misma estructura, la que uso cuando la tarea importa: contexto real, objetivo, restricciones, fuentes que puede usar, entregable exacto, criterios de aceptación y comprobaciones antes de terminar. Aquí no explico por qué funciona, porque eso está desarrollado punto por punto en qué es un prompt y por qué importa cómo lo escribes. Ese post responde al «por qué»; este responde al «cuáles uso».

Tres convenciones para leer la lista:

• Lo que va entre corchetes lo sustituyes tú. Es justo la información que, si no la das, el modelo se inventa.
• La última frase de cada prompt suele ser la más importante. Es la que le dice qué hacer cuando le falta un dato, y la que casi nadie escribe.
• Ninguno termina cuando responde el modelo. De ahí el apartado de qué revisar: un prompt bien escrito mejora la probabilidad de acertar, no garantiza nada.

Escribir instrucciones así sobre documentos reales, y ajustarlas cuando el resultado no sirve, es lo que se trabaja en el curso de prompt engineering.

Resumir lo que ya está escrito

1. Ponerte al día en un hilo de correo largo

Para qué sirve: entrar a responder un hilo de veinte mensajes al que te acaban de añadir, sin leértelo entero ni perderte quién decidió qué.

«Te pego un hilo de correo entre [quiénes participan y su papel] sobre [asunto]. Yo me incorporo ahora y no he seguido la conversación.

Resúmelo para que pueda entrar a responder. Dame cuatro apartados: (1) en qué punto está el asunto ahora mismo, en dos líneas; (2) qué se ha decidido ya y quién lo decidió; (3) qué sigue abierto y quién tiene que mover ficha; (4) qué se espera de mí en concreto.

Usa solo lo que aparece en el hilo. Si un tema se menciona pero no queda cerrado, escríbelo como “sin cerrar” en lugar de deducir el desenlace. Ignora saludos, firmas y textos legales del pie. Máximo quince líneas en total.»

Qué sustituir: el asunto y los participantes, mejor por su papel («el cliente», «nuestro jefe de proyecto») que por su nombre.

Qué revisar: el apartado 2. Atribuir una decisión a quien no la tomó es el error más caro de este resumen, y el más fácil cuando el hilo lleva reenvíos.

2. Estudiarte un documento que te toca conocer

Para qué sirve: cuando no necesitas un resumen sino aprenderte algo —un procedimiento nuevo, un convenio— y comprobar que te ha quedado.

«Te paso [tipo de documento] que tengo que conocer a fondo porque [motivo: lo aplico a partir del día 1 / me lo van a preguntar en una auditoría].

Ayúdame a estudiarlo en tres pasos. Primero, un mapa del documento: sus apartados, con una línea que diga de qué va cada uno. Segundo, los cinco puntos que tengo que saberme sí o sí, y por qué son esos y no otros. Tercero, diez preguntas de comprobación sobre esos puntos, sin darme las respuestas todavía.

Trabaja solo con el texto que te he pegado, no con lo que sepas del tema por otro lado. Si algún apartado es ambiguo, márcalo como ambiguo en vez de interpretarlo. Al final, dime qué partes del documento no has usado para nada.»

Después contestas tú las diez preguntas y le pides que corrija señalando el punto exacto del documento en el que se apoya.

Qué sustituir: el tipo de documento y el motivo real, que cambia por completo qué considera importante.

Qué revisar: las correcciones, contra el original: puede dar por buena una respuesta tuya que no lo es, sobre todo si la has escrito con seguridad.

Extraer lo accionable: acuerdos, responsables y preguntas

3. Sacar las tareas y los responsables de un acta

Para qué sirve: convertir unas notas de reunión en una lista de compromisos con nombre y fecha, sin que aparezcan tareas que nadie asumió.

«Te paso las notas de una reunión sobre [asunto].

Extrae únicamente los compromisos concretos. Devuélvemelos en una tabla de tres columnas: tarea, responsable y fecha. Una fila por compromiso.

Reglas: si el responsable no consta en el texto, escribe “sin asignar”; si la fecha no consta, escribe “sin fecha”; nunca los deduzcas. No conviertas en tarea una intención genérica del tipo “habría que revisar esto” salvo que alguien la asuma expresamente. Al terminar, añade debajo una lista aparte con las frases que suenan a compromiso pero no lo son, para que las decida yo.»

Qué sustituir: el asunto de la reunión.

Qué revisar: la lista de dudosos —la parte más útil del resultado— y que ninguna fila lleve un responsable inventado: un acuerdo mal recogido genera más trabajo del que ahorra.

4. Preparar las preguntas que deberías hacer sobre un documento

Para qué sirve: revisar un presupuesto, una propuesta o un pliego antes de dar el visto bueno, buscando lo que no está claro en lugar de lo que dice.

«Te paso [un presupuesto / una propuesta / un pliego] que tengo que revisar antes de [firmarlo / aprobarlo / contestarlo].

No lo resumas. Lo que necesito es la lista de preguntas que debería hacer antes de dar el visto bueno: qué no queda claro, qué admite dos interpretaciones, qué falta y qué condición me puede costar dinero o tiempo más adelante.

Ordénalas de más a menos importante. En cada una, cita entre comillas la frase exacta del documento que la origina; si la pregunta nace de una ausencia y no de una frase, márcala como “no aparece en el documento”. Máximo doce preguntas. No propongas soluciones: solo preguntas.»

Qué sustituir: el tipo de documento y qué vas a hacer con él.

Qué revisar: que las frases entrecomilladas estén literalmente en el documento. Treinta segundos que evitan llegar a una reunión citando algo que no pone.

Redactar la primera versión de algo

5. Escribir un correo difícil

Para qué sirve: el correo que llevas dos días evitando: comunicar un retraso, decir que no, reclamar algo que se prometió.

«Tengo que escribir un correo a [destinatario y qué relación tiene conmigo] para [decirle qué]. El contexto real es este: [qué ha pasado, en tres o cuatro frases, con las fechas].

Objetivo: [lo que quieres conseguir, por ejemplo “que acepte la nueva fecha sin que la relación se resienta”].

Restricciones: máximo [nº] líneas; tono [firme pero cordial]; no te disculpes más de una vez; no ofrezcas ninguna compensación, plazo ni descuento que no esté en el contexto de arriba; nada de fórmulas de relleno del tipo “esperamos su comprensión”.

Dame dos versiones, una más directa y otra más diplomática, y debajo de cada una, en una línea, qué riesgo tiene.»

Qué sustituir: el destinatario, el contexto con sus fechas y el objetivo. Los tres: son la diferencia entre un correo tuyo y una plantilla.

Qué revisar: fechas, importes y compromisos, uno a uno. Y léelo entero: un correo delicado escrito por otro se nota, y aquí el otro es una máquina.

6. Poner por escrito un procedimiento que nadie ha documentado

Para qué sirve: documentar algo que todo el equipo sabe hacer y nadie ha escrito nunca.

«Voy a explicarte, desordenado y con mis palabras, cómo hacemos [proceso] en [departamento]: [explicación].

Conviértelo en un procedimiento escrito con esta estructura: para qué sirve, quién interviene, qué hace falta tener antes de empezar, pasos numerados en el orden real y qué hacer cuando algo falla.

Pero antes de escribir nada, hazme la lista de lo que te falta: pasos que he dado por sabidos, decisiones que no he explicado y casos que no he cubierto. Espera a que te conteste. No rellenes esos huecos por tu cuenta ni añadas pasos que suenen razonables pero que yo no haya mencionado.»

Qué sustituir: el proceso, el departamento y tu explicación en bruto. Vale con dictarla.

Qué revisar: que el orden sea el real y no el que parece lógico. Es donde se cuela contenido de manual que en tu empresa no se hace así.

Transformar y adaptar lo que ya tienes

7. Convertir notas sueltas en una estructura

Para qué sirve: ver qué documento sale de veinte líneas de notas desordenadas antes de ponerte a redactar.

«Te paso las notas que he ido tomando sobre [asunto]: están desordenadas, hay ideas repetidas y frases a medias.

Ordénalas en la estructura de [un documento / una propuesta / una presentación] sin añadir contenido que no esté en las notas. Agrupa lo que trate de lo mismo, señala lo que se repite y deja aparte lo que no encaje en ningún grupo.

Devuélveme solo el esqueleto: apartados con sus puntos, sin redactar los párrafos. Al final, una lista de huecos: lo que esa estructura pediría y en mis notas no está.»

Qué sustituir: el asunto y el tipo de documento de destino.

Qué revisar: la lista de huecos, que es el verdadero entregable, y que no haya «mejorado» ninguna nota añadiendo una idea que tú no tenías.

8. Reescribir un texto para otro destinatario

Para qué sirve: el mismo contenido dirigido ahora a dirección, a un cliente o a alguien sin el detalle técnico.

«Te paso un texto escrito para [destinatario original]. Necesito la misma información para [nuevo destinatario], que [qué sabe del tema y qué le importa].

Reescríbelo cambiando el nivel de detalle y el vocabulario, no el fondo. No puedes suavizar un problema, eliminar una condición ni modificar una cifra. Máximo [nº] líneas.

Debajo del texto, dime qué has quitado y por qué, en una lista, para que yo compruebe si algo de eso era importante.»

Qué sustituir: los dos destinatarios y qué le importa al nuevo.

Qué revisar: la lista de lo eliminado, punto por punto. Al simplificar es muy fácil que un problema se convierta en «un aspecto a valorar».

Comparar dos documentos

9. Ver qué cambia de una versión a otra

Para qué sirve: dos versiones de un contrato, una propuesta revisada o un procedimiento actualizado, cuando importa el fondo y no la redacción.

«Te paso dos versiones del mismo [contrato / propuesta / procedimiento]: la versión A y la versión B.

Compáralas solo en lo que cambia el fondo: obligaciones, plazos, importes, responsabilidades y condiciones de salida. Ignora las diferencias de redacción, de orden o de formato que no alteren el significado.

Entrégamelo en una tabla de tres columnas: qué dice A, qué dice B y a quién beneficia el cambio. Si un punto aparece en una versión y en la otra no, dilo explícitamente como “no aparece en B”. No valores si el cambio es aceptable: eso lo decido yo.»

Qué sustituir: el tipo de documento y las etiquetas de cada versión.

Qué revisar: las ausencias. Lo que desaparece de una versión a la siguiente es lo que más se pasa por alto. Y esto es una primera pasada, nunca la única: si el documento tiene consecuencias legales, lo revisa quien tenga que revisarlo.

El prompt que arregla los otros nueve

10. Pedirle que critique tu instrucción antes de ejecutarla

Para qué sirve: cuando la tarea importa y no quieres descubrir a mitad de respuesta que faltaba un dato. Es el que más veces me ha ahorrado una segunda vuelta.

«Antes de ejecutar nada: te voy a pasar una instrucción escrita por mí. Léela y dime qué le falta para que puedas hacer bien la tarea: qué contexto te falta, qué vas a tener que suponer si la ejecutas tal cual, qué parte admite más de una interpretación y qué formato de salida no he especificado.

Hazme las preguntas necesarias, de una en una, empezando por la que más cambiaría el resultado. No ejecutes la instrucción hasta que yo escriba “adelante”.

Instrucción: [pega aquí tu prompt].»

Qué sustituir: tu propio prompt, al final.

Qué revisar: aquí no hay resultado que comprobar, pero tampoco hay que aceptar todas sus preguntas: a veces pide contexto que no existe. Contesta las que cambien algo y dile que siga.

Lo que ninguno de estos prompts hace por ti

Los diez comparten un patrón: trabajan sobre material que tú les das y producen algo que alguien va a revisar. Fuera de ahí, el rendimiento cae y el riesgo sube.

No calculan. Sumar una columna o cuadrar un IVA no es su terreno: generan texto, y un número plausible se parece muchísimo a un número correcto. El reparto sensato es extraer los datos con la IA y operar con ellos en la hoja de cálculo, como se explica en ChatGPT en Excel: fórmulas, tablas y análisis.

No verifican. Un modelo devuelve la continuación más plausible del texto que le has dado, no una comprobación de hechos. Pedirle que no invente —cosa que hacen casi todos los prompts de arriba— reduce mucho el relleno, pero la revisión de cifras, fechas, nombres y compromisos sigue siendo tuya mientras lleves tu firma en el documento.

No deciden. Ordenan la información y preparan las preguntas; si un proveedor ha incumplido o si conviene firmar es una decisión con un responsable detrás.

Y no saben qué pueden ver. Antes de pegar un acta, un contrato o un correo de un cliente hay que tener decidido qué información puede salir de la empresa. Es una decisión previa a cualquier prompt, y está en qué no compartir nunca con ChatGPT.

Dónde se practica esto con tus propios documentos

Copiar diez prompts es fácil; lo que rinde es quedarte con los tres o cuatro que encajan con lo que tú haces cada semana, adaptarlos a tu material real y guardarlos donde puedas volver a buscarlos. Una biblioteca pequeña que se usa gana siempre a una grande que nadie abre.

Ese paso —escribir tus propias instrucciones sobre tus documentos, ver qué falla y ajustarlas— es el contenido del curso de prompt engineering, que trabaja el patrón de instrucción sirva la herramienta que sirva. Si tu equipo aún está aprendiendo ChatGPT desde cero, la puerta de entrada es el curso de ChatGPT para empresas; si trabajas por tu cuenta, el formato está adaptado en el curso de IA para autónomos. Los tres forman parte del itinerario de formación en IA para empresas.

¿Quieres ver qué prompts tendrían sentido en tu caso? Reserva media hora y lo miramos con las tareas reales de tu semana, no con ejemplos genéricos.